E-Deftere Muhasebe Fişlerini Nasıl İşlemeliyim ?

26.02.2015  tarihinde Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan  e-defter  uygulama kılavuzuna göre muhasebe fişlerinin (yevmiye kayıtlarının) e-deftere işlenmesi  öteden beri yapılan uygulamalara göre önemli bazı farklılıklar arz etmektedir.

E-defter kılavuzuna göre “Elektronik defter uygulamasında her bir belgeye ait bilgilerin, tek bir yevmiye kaydında gösterilmesi esastır. E-Defter uygulamasında kullanılan standartların gereği olarak belge bilgisine ilişkin detaylar elektronik defterlerde gösterilmelidir.” Denilmektedir.

Dolayısıyla her bir belgenin tek bir yevmiye kaydında işlenmesi esas olmakla birlikte bugün itibariyle defterlerin yevmiye kaydının yapılmasında GİB bazı kolaylıklar sağlayarak yevmiye kaydı yapılacak bu belgelerin listeler halinde tek bir yevmiye kaydında gösterilmesine izin vermiştir.

Ancak e-defter kılavuzundan edindiğimiz bilgilere göre bu kolaylıkların, e-defter uygulamasına geçiş aşamasında sağlanan kolaylıklar  olduğu  belirtilmekte olduğundan   bu kolaylıkların geçiş süreci sonrasında kaldırılacağı izlenimi almaktayız.

E-defter uygulama kılavuzundan edindiğimiz bilgilere göre yevmiye kayıtlarının üç şekilde yapılabileceğini rahatlıkla söyleyebiliriz.

Bu yevmiye kayıtları ;
1- Tek muhasebe kaydı,  tek belge şeklinde yazılması zorunlu olanlar.(satır bazlı yazılanlar hariç)
Fatura, Müşteri Sipariş Belgesi Satıcı Sipariş Belgesi, Çek, Senet, Navlun, Makbuz belgeleri.
2- Liste olması  halinde (toplu halde )  yazılmasına izin verilen belgeler (diğer seçeneği ile)
Çek veya senet listesi, Z raporu, Banka işlemleri, ücret bordrosu, Masraf listesi… vs.
3- Bir belgeye dayanmayan kayıtlar 
Açılış, kapanış kayıtları, amortisman kaydı, virman işlemi gibi. e-defter uygulamasında belgeye dayanmayan bir işlem varsa belge türü alanının kullanılmasına gerek yoktur.

(1)Tek belge, (2) tek fiş uygulaması ve (3) bir belgeye dayanmayan kayıtların dışında  listeler halinde (toplu halde ) yazımına izin verilen yevmiye kayıtlarının  detaylarına bakalım.

Listeler Halinde Yazılıma İzin Verilenlerin Yevmiye Defterinin Yazılışı

a) Bankalar;  Bilindiği üzere bankaya ait işlemlerde muhasebe kaydına esas belge dekont olmaktadır . Eğer bankaya ait işlemler dekont bazında tek tek muhasebeleştirilemiyorsa, bu banka işlemleri günlük olarak, banka banka ayrıştırmak koşuluyla, her bir bankadan yapılan işlemler birer muhasebe fişinde işlenebilir . E-Defterde bu kayda esas belge olarak muhasebe fişi gösterilebilir.

b) Masraf listeleri ; Eğer yapılan giderle ilgili belge tipi, tablo 1’de sayılan ilk yedi belge tipinden biri değil ise bir masraf formu oluşturulup eDefter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “masraf formu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu masraf formunun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur.Giderler arasında belge olarak fatura varsa, bu fatura ayrı bir yevmiye kaydında belge türü “invoice” yani fatura olarak fatura belge tarih-numarası da yazılmak şartıyla kaydedilmelidir.Ayrıca bu masraf formu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek                      

c) Çek ve  senet bordrosu; E-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge tiplerinde olduğu gibi, her bir çek ve senet belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır.Ancak çek  ve senet bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan  e-defteruygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla çek aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi  ve belge açıklaması “Çek veya senet bordrosu olarak kaydı yapılır ve bu çek veya senet  bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur.

d)Yazar kasa Z raporları:

 Gün sonunda her bir yazar kasada alınan Z raporu, muhasebe kaydında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Z Raporu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu Z Raporu’nun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Ancak gün içinde yapılan satışlarda Z Raporunun üzerinde yer alan ödeme yöntemlerine (nakit, kredi kartı, vb.) göre ayrıştırılmalıdır. Ödeme yöntemine isabet edecek KDV tutarlarının da ayrıştırılması ve her bir ödeme yönteminin farklı yevmiye maddelerinde gösterilmesi gerekmektedir.

e)Ücret bordrosu; Firmalar çalışanları için aylık olarak oluşturacakları ücret bordrolarını, e-Defter uygulamasına aktarırken, tüm personel için oluşan bordroları bir listeye bağlayıp, belge tipi  ve belge açıklaması “Ücret Bordrosu İcmali” olarak kaydedebilir.

f)Serbest meslek makbuzu; Serbest meslek erbabının, mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için düzenlediği belge serbest meslek makbuzudur. Bu makbuz e-Defter kılavuzunda sayılan belgeler arasında yer alan makbuz  ile karıştırılmamalıdır.

Sonuç; Elektronik iletişim sistemlerinin gelişmesi nedeniyle mesleki hayatımızda da önemli değişikliler olmaktadır, bu değişikliklerin en önemlileri ise e-defter ve e-fatura sistemlerinin meslek hayatımıza getirdiği yeniliklerdir. Öyle görülüyor ki ilerideki yıllarda Maliye Bakanlığı ve Gümrük ve Ticaret Bakanlığı elektronik denetim sistemlerini daha da geliştirerek ticaret hayatının kolaylaşması , kayıt dışı ekonominin azalması ve vergi denetiminin etkin bir şekilde çalışabilmesi için  bu elektronik denetim sistemlerini yoğun olarak kullanacaklardır. Biz meslek mensuplarının   bu teknolojik gelişmelerin uygulanmasında ülkemiz adına büyük yararlar sağlayacağı inancındayım.

Sabri Orta/Bağımsız Denetçi
sabriorta@hotmail.com