E-Defter Mükellefleri Birden Fazla Faturayı Aynı Kayda Girebilecekler.

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın www.e-defter.gov.tr internet sitesinde yayınlanan duyuruya göre “E-Defter Uygulama Kılavuzu V-1.4” güncellenmiştir.

Kılavuzda yapılan güncelleme ile; 

Belge Tipi Alanı,

revize edilmiştir.

• BELGE TİPİ ALANINDA YAPILAN GÜNCELLEME

            Bilindiği üzere e-defter uygulamasında faturalar, “18. Belge Tipi” başlığında     açıklandığı      gibi her bir fatura ayrı bir yevmiye maddesinde olacak şekilde kaydedilmesi gerekmektedir.

            Ancak; 

• E-Arşiv kullanıcısı olmak şartıyla abonelik esasına göre çalışan firmalar ve kargo şirketleri ile,
• Yazılı talep üzerine Gelir İdaresi Başkanlığı’nca uygun görülen sektörlerde faaliyet gösteren mükellefler,

            e-defter uygulaması ile ilgili belirlenmiş olan diğer düzenlemelere uymak koşulu ile birden fazla faturayı kapsayacak şekilde yevmiye kaydı düzenleyebileceklerdir.

            Bu şekilde yapılan kayıtta belge tipi “other”, belge açıklaması “e-Arşiv fatura icmali” olacaktır ve bu icmalin numarası ve tarih bilgisinin de yevmiye maddesinde gösterilmesi zorunludur. Ayrıca, bu icmalin e-arşiv raporu formatında ve aynı içerikte olması ayrıca mali mühür ya da elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda muhafaza edilmesi   zorunludur.

            Muhasebe kaydına konu edilecek faturaların aynı mahiyette olacak şekilde gruplandırılması (Örneğin Mal ve Hizmet Satış Faturaları, Mal ve Hizmet Alış Faturaları, Genel Gider Faturaları, vb şekilde gruplandırılması) 

• En fazla 10’ar günlük muhasebe kayıt periyodunun dikkate alınması,
• En fazla 50 adet faturaya yer verilmesi ve
• Her bir faturanın ait olduğu hesabın altında ayrı ayrı gözükecek şekilde belgenin türü, tarihi ve numarasına yer verilmesi kaydıyla,

            Bir yevmiye maddesi içinde kaydedilmesi mümkün kılınmıştır.

• Peki Fatura Dışındaki Belgelerde Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar Nelerdir

Yayımlanan Kılavuzun ilgili bölğmlerine detaylı bir şekilde değinilmiş olup, belge türleri itibariyle açıklamalar aşağıdaki gibidir;

• Banka Belgelerine  Yapılacak İşlemler

          Bilindiği üzere bankaya ait işlemlerde muhasebe kaydına esas belge dekont olmaktadır. Dekontların e-Defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “dekont” olarak kaydı yapılır ve dekontun numara ve tarihinin de  girilmesi  zorunludur. Ancak dekont üzerinde belge numarası-tarihi yok ise, kullanılan muhasebe programının söz konusu işleme vermiş olduğu tarih ve numara, belge numarası ve tarihi olarak              yazılabilir.

          Eğer bankaya ait işlemler dekont bazında tek tek muhasebeleştirilemiyorsa, bu banka işlemleri günlük olarak, banka banka ayrıştırmak koşuluyla, her bir bankadan yapılan işlemler birer muhasebe fişinde işlenebilir. e-Defterde bu kayda esas belge olarak muhasebe fişi gösterilebilir. Bu muhasebe fişi e-defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Muhasebe Fişi” olarak kaydı yapılır ve fişin numarası ve tarihi girilir.

• Masraf Listesine Yapılacak İşlemler

-            

          Gün içinde işletmenin ya da personelin yapmış olduğu giderlere ilişkin alınmış belgeler teknik kılavuzlarda sayılan belgelerden biriyse mutlaka belge tipi kılavuzda belirtildiği gibi olmalıdır. Örneğin, personelin yapmış olduğu giderler arasında belge olarak fatura varsa, bu fatura ayrı bir yevmiye kaydında belge türü “invoice” yani fatura olarak fatura belge tarih-numarası da yazılmak şartıyla kaydedilmelidir.

-           Eğer yapılan giderle ilgili belge tipi, tablo 1’de sayılan ilk yedi belge tipinden biri değil ise bir masraf formu oluşturulup e-Defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “masraf formu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu masraf formunun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Bu masraf formlarında matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir form için müteselsil bir numara ve formun oluşturulduğu günün  tarihi  üzerine  yazılmalıdır.  Bu  masraf  formunda  yapılan  giderlere  ait  belgelerin  detayları  yer      almak

zorundadır. Ayrıca bu masraf formu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgelerde olduğu gibi, mükellef sorumludur.

• Z Raporuna Ait Belgelerde Yapılacak İşlemler

          Ödeme kaydedici cihazlar kullanılmak suretiyle gerçekleştirilen satışlara ait gün sonu      raporların esas itibariyle ayrı            ayrı muhasebe kaydının yapılması gerekmektedir. Ancak    aynı işletmede birden fazla ödeme kaydedici cihazın     kullanılması durumunda gün sonunda her bir yazar kasadan alınan Z raporlarının, günlük olarak bir icmale      bağlanıp          muhasebe kaydında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Z Raporu İcmali” olarak            kaydı yapılabilir.

          Bu icmalde olması gereken asgari bilgiler aşağıdaki tabloda sunulmuştur. Söz konusu      icmal aşağıdaki bilgileri ihtiva           etmesi şartıyla işletme ihtiyaçları çerçevesinde başka           bilgileri de içerebilir.

          Bir muhasebe dönemi boyunca aynı yapıda bir icmalin kullanılması Muhasebenin Temel Kavramlarında belirtilen        Tutarlılık ilkesinin gereğidir. Ayrıca aşağıdaki tabloda        örnek teşkil edecek şekilde veri girişleri sunulmuştur. Bu       bilgiler temsili ve açıklayıcı örnek olması adına verilmektedir.

e-DEFTER YEVMİYE KAYDI ÖRNEĞİ:

             İcmal oluşturulurken dikkat edilmesi gereken en önemli konulardan biri (Z) Raporu         icmalinin numara ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu bilgi elektronik defter   uygulamasında da verilecek bilgi olmasından ötürü önem arz etmektedir.

Tablodan görüldüğü üzere yapılan işlemler günlük satışlara göre yapılan KDV oranları ve tutarları da (Z) Raporu icmalinde olmalıdır. Dolayısıyla elektronik defterlerde KDV oranlarına göre ayrıştırma yapılmalı ve kayda esas belge Z raporu icmali olmalıdır. İcmal kapsamında bulunan Z raporlarının muhasebe kaydının Vergi Usul Kanunu ile belirlenen sürelerde yapılmasını temin edecek şekilde,  icmalin oluşturulması ve muhasebe kaydına konu edilmesi gereği tabiidir.

• Perakende Satiş Vesikalarinda Yapılacak İşlemler

Vergi Usul Kanunu kapsamında gider yazılabilecek mahiyeti taşıyan perakende satış fişleri (VUK Kanunu Genel Tebliğleri ile perakende satış fişi ile tevsik edilebilmesine izin verilen giderlere ait fişler) ayrı ayrı muhasebe kaydına konu edilebileceği gibi en fazla 10 ‘ar günlük muhasebe kayıt periyodu dikkate alınıpbir icmal oluşturularak muhasebe kaydına konu edilmesi de mümkündür. Bu icmal muhasebe kaydında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Perakende Satış Vesikaları ile Tevsik Edilen Giderler İcmali” olarak kaydı yapılır. Bu icmalde olması gereken asgari bilgiler aşağıdaki tabloda temsili olarak sunulmuştur. Ayrıca tabloda örnek teşkil edecek şekilde veri girişleri sunulmuştur. Hazırlanan icmalin asgari olarak aşağıdaki bilgileri ihtiva etmesi şartıyla işletme ihtiyaçları çerçevesinde başka bilgileri de içerebilir. Bir muhasebe dönemi boyunca aynı yapıda bir icmalin kullanılması Muhasebenin Temel Kavramlarında belirtilen Tutarlılık ilkesinin gereğidir. Aşağıdaki tabloda yer alan bilgiler açıklayıcı ve temsili örnek olması adına verilmektedir. İcmal  kapsamında bulunan belgelerin muhasebe kaydının, Vergi Usul Kanunu ile belirlenen sürelerde yapılmasını temin  edecek  şekilde, icmalin oluşturulması ve muhasebe kaydına konu edilmesi gereği tabiidir.

           İcmal oluşturulurken dikkat edilmesi gereken en önemli konulardan biri bu icmalin          numara ve tarihinin girilmesi       zorunludur. Bu bilgi elektronik defter           uygulamasında           da verilecek bilgi olmasından ötürü önem arz etmektedir.

          e-DEFTER YEVMİYE KAYDI ÖRNEĞİ:

• Çek Bordrosuna Ait Belgelerde Yapılacak İşlemler

           e-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge tiplerinde olduğu gibi, her bir          çek belgesinin de ayrı yevmiye             maddelerine kaydedilmesi esastır. Ancak çek          bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-Defter uygulamasında da     bu        bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla çek aynı            yevmiye maddesinde             kaydedilebilir. Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi “other” ve     belge açıklaması “Çek bordrosu” olarak kaydı yapılır          ve        bu çek             bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu çek bordrosunda matbu    bir numara ve tarih     olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir       numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün           tarihi üzerine yazılmalıdır.             Her bir çek bordrosunda, çeklerin detayları yer almak zorundadır. Bu çek bordrosu           firma   kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile       elektronik ortamda muhafaza edilmek    zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak    belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz    edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.

• Senet Bordrosuna Ait Belgelerde Yapılacak İşlemler

           e-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge türlerinde olduğu gibi, her bir         senet belgesinin de ayrı yevmiye             maddelerine kaydedilmesi esastır. Ancak senet        bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-Defter uygulamasında          da        bu        bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla senet aynı       yevmiye maddesinde             kaydedilebilir. Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi “other” ve           belge açıklaması “Senet bordrosu” olarak kaydı       yapılır ve bu senet bordrosunun           numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu senet bordrosunda matbu bir          numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara          verilmeli ve bordronun           oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Senet      bordrolarında, senetlerin detayları yer almak zorundadır.  Bu         senet bordrosu       firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile         elektronik ortamda           muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak         belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde           muhafaza ve ibraz      edilmesinden, diğer matbu belgelerde olduğu gibi, mükellefsorumludur.

• Ücret Bordrosuna Ait Belgelerde Yapılacak İşlemler

           Firmalar çalışanları için aylık olarak oluşturacakları ücret bordrolarını, e-Defter     uygulamasına aktarırken, tüm  personel için oluşan bordroları bir listeye        bağlayıp,         belge tipi “other” ve belge açıklaması “Ücret Bordrosu İcmali”      olarak kaydedebilir. Ücret bordrosu icmalinin numara ve tarihinin girilmesi zorunludur.           Ancak Ücret bordrosu  icmalinde matbu bir numara ve tarih olmadığı için,           oluşturulacak her bir icmal listesi için müteselsil bir numara      verilmeli ve     icmalin oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu ücret bordrosu icmalinde     her bir ücret    bordrosunun detayları yer almalıdır. Ayrıca bu icmaller firma kaşesi           ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik   imza/mali mühür ile elektronik ortamda        muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin         görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer     matbu belgeler de olduğu gibi,  mükellef sorumludur.

• Serbest Meslek Makbuzuna Ait Belgelerde Yapılacak İşlemler

           Serbest meslek erbabının, mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için         düzenlediği     belge serbest meslek           makbuzudur. Bu makbuz e-Defter kılavuzunda       sayılan belgeler arasında yer alan makbuz (receipt) ile karıştırılmamalıdır.

           Serbest meslek makbuzu sayılan belgeler arasında yer almadığı için belge tipi “other”      ve belge açıklaması “serbest         meslek makbuzu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca          belgenin numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur.  

• Döviz ve Kıymetli Maden Alım Ait Belgelerde Yapılacak İşlemler

 e-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge türlerinde olduğu gibi, her bir Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgelerinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Bununla birlikte, Mali Suçları Araştırma Kurulu, Hazine Müsteşarlığı, Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurulu ile Kambiyo Mevzuatına ait diğer mevzuatla belirlenen hükümler uyarınca, Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgelerinde (Döviz Alım Belgesi, Kıymetli Maden Alım Belgesi, Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgesi) döviz/kıymetli maden satan gerçek kişi veya kuruluşun adı-soyadı/unvanı ve vergi kimlik numarasının belirtilmesine gerek bulunmayan durumlarda birden fazla Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgelerinin bir icmale bağlanarak elektronik deftere kayıt edilmesi mümkündür. Döviz ve Kıymetli Maden Alım          Belgelerinin günlük olarak bir icmale  bağlanarak muhasebe kaydı yapılırken belge tipi “other” ve belge açıklaması        “Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgeleri İcmali olarak belirtilmelidir. Ayrıca kayıtlarda Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgeleri numarası ve tarihinin de  girilmesi  zorunludur. Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgeleri İcmalinde matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgeleri icmaline hesap dönemi başından itibaren 1’den başlayacak şekilde numara verilmeli ve hesap dönemi sonuna kadar müteselsil bir şekilde ilerlemelidir. Döviz ve Kıymetli Maden Alım Belgeleri İcmaline verilen numara ve icmalin oluşturulduğu günün tarihi    aşağıdaki tabloda yer alan formata uygun olarak belgenin üzerineyazılmalıdır.

         Bu icmalde olması gereken asgari bilgiler aşağıdaki tabloda sunulmuştur. Söz       konusu icmal tablodaki bilgileri ihtiva etmesi şartıyla işletme ihtiyaçları çerçevesinde başka bilgileri de içerebilir.

        Bir muhasebe dönemi boyunca aynı yapıda bir icmalin kullanılması Muhasebenin            Temel         Kavramlarında belirtilen        Tutarlılık ilkesinin gereğidir. Ayrıca aşağıdaki          tabloda örnek teşkil edecek şekilde veri girişleri sunulmuştur. Bu bilgiler temsili ve açıklayıcı örnek olması adına verilmektedir.

• Döviz ve Kıymetli Maden Satım Ait Belgelerde Yapılacak İşlemler

         e-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge türlerinde olduğu gibi, her bir         Döviz ve Kıymetli Maden Satım          Belgelerinin de ayrı yevmiye maddelerine    kaydedilmesi esastır. Bununla birlikte, Mali Suçları Araştırma Kurulu, Hazine Müsteşarlığı, Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurulu ile Kambiyo Mevzuatına             ait diğer mevzuatla belirlenen            hükümler uyarınca, Döviz ve Kıymetli Maden         Satım Belgelerinde (Döviz Satım Belgesi,  Kıymetli Maden Satım Belgesi,           Döviz ve  Kıymetli Maden Satım Belgesi) döviz/kıymetli maden alan gerçek kişi      veya kuruluşun adı-soyadı/unvanı ve         vergi kimlik numarasının belirtilmesine         gerek bulunmayan durumlarda birden fazla Döviz ve Kıymetli Maden Satım          Belgelerinin bir icmale bağlanarak elektronik deftere kayıt edilmesi mümkündür.         Döviz ve Kıymetli Maden Satım Belgelerinin günlük olarak bir icmale bağlanarak           muhasebe kaydı yapılırken belge tipi “other” ve belge açıklaması   “Döviz ve       Kıymetli Maden Satım Belgeleri İcmali olarak belirtilmelidir. Ayrıca kayıtlarda    Döviz ve Kıymetli Maden     Satım Belgeleri numarası ve tarihinin de girilmesi       zorunludur. Döviz ve Kıymetli Maden Satım Belgeleri İcmalinde matbu bir numara       ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir Döviz ve Kıymetli Maden Satım      Belgeleri icmaline       hesap dönemi başından itibaren 1’den başlayacak şekilde           numara verilmeli ve hesap dönemi sonuna kadar müteselsil         bir şekilde       ilerlemelidir. Döviz ve Kıymetli Maden Satım Belgeleri icmaline verilen numara ve         icmalin oluşturulduğu günün tarihi aşağıdaki tabloda yer alan formata uygun olarak        belgenin üzerineyazılmalıdır.

         Bu icmalde olması gereken asgari bilgiler aşağıdaki tabloda sunulmuştur. Söz       konusu icmal tablodaki bilgileri ihtiva etmesi şartıyla işletme ihtiyaçları çerçevesinde başka bilgileri de içerebilir.

         Bir muhasebe dönemi boyunca aynı yapıda bir icmalin kullanılması Muhasebenin            Temel Kavramlarında belirtilen Tutarlılık ilkesinin gereğidir. Ayrıca aşağıdaki tabloda örnek teşkil edecek şekilde veri girişleri sunulmuştur. Bu bilgiler temsili ve açıklayıcı örnek olması adına verilmektedir.

Saygılarımla.
06.04.2016

                                                                                     Abdullah TOLU

                                                                                 Yeminli Mali Müşavir

                                                             TOLUEN YMM DENETİM VE DANIŞMANLIK